Por Sonia Jordão
O segundo senso do Programa 5S é o chamado Seiton ou Senso de Organização ou de Ordenação. Ele consiste em arrumar objetos, materiais e informações úteis de maneira funcional, possibilitando o acesso rápido e fácil ao que deseja. O lema desse senso é ter cada coisa em um lugar definido de forma a facilitar a localização por qualquer pessoa e a qualquer momento.
Algo imprescindível para a implantação desse senso é a conscientização da importância de sermos pessoas organizadas. O que adianta organizar tudo, se depois vem alguém bagunçando tudo?
Depois de reforçar esse aspecto, você precisa realizar uma pesquisa do layout adequado para o ambiente e de todos os objetos que o compõem. Um ponto interessante é se você documentar por fotos ou filmes o ambiente, assim poderá comparar o “antes” e o “depois” da implantação do segundo S.
É chegada a hora de organizar os objetos. Arrume a disposição dos móveis, organize os materiais que restaram após a etapa de descarte e determine e identifique um lugar para cada objeto. Determine os locais apropriados e os critérios de estocagem de materiais, equipamentos, ferramentas e documentos.
Lembre-se de um fator importante: itens mais velhos devem ser deixados à frente dos mais novos, pois precisam ser usados primeiro, principalmente no caso de materiais com prazo de validade.
Perceba que a organização não ocorre apenas no ambiente físico, no meio virtual ela também é necessária. Nos computadores, identifique arquivos ou pastas e organize os e-mails.
Leia abaixo algumas dicas para praticar o Senso de Organização:
• Organize suas coisas de acordo com os seguintes critérios:
o Aquilo que é usado constantemente fica ao alcance das mãos.
o Usado ocasionalmente, mantenha próximo ao local de trabalho.
o O que é usado raramente fica fora do local de trabalho.
• Defina mecanismos de identificação apropriados.
• Padronize nomenclaturas.
• Use etiquetas coloridas para identificação.
• Identifique o lugar de cada coisa e os objetos guardados.
• Organize seus livros por gêneros e em ordem de relevância e interesse na leitura.
• Separe documentos pessoais e profissionais em pastas identificadas.
Depois de organizar tudo, verifique se realmente o que precisava foi feito. Para isso, responda as seguintes perguntas:
• Há um local determinado para cada tipo de objeto?
• Os materiais/equipamentos estão organizados e identificados?
• Os materiais quando retirados e usados, são colocados no mesmo lugar?
• Todos os materiais e documentos em cima das mesas estão sendo utilizados? Há excesso de materiais nas mesas, gavetas ou armários?
Com tudo organizado, esperam-se os seguintes benefícios:
• Facilidade para encontrar documentos, materiais e outros itens necessários ao trabalho.
• Diminuição de compras desnecessárias.
• O término do estresse de procurar algo e não encontrar.
• O aumento do fluxo das informações.
• Maior agilidade no trabalho.
• Melhoria na comunicação interna e externa.
• Melhora no aspecto visual dos ambientes.
Sonia Jordão é especialista em liderança, palestrante, consultora empresarial e escritora. Autora do livro “A Arte de liderar – Vivenciando mudanças num mundo globalizado”, e dos livros de bolso “E agora, Venceslau? – Como deixar de ser um líder explosivo” e “E agora, Lívia? – Desafios da liderança”.
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